Bab 8 : ADMINISTRASI KEPRAMUKAAN

BAB 8 ADMINISTRASI KEPRAMUKAAN  

  

  Halo kakak-kakak dan teman-teman kali ini kita akan lanjut membahas bab 8 dari boyman yaitu mengenai Administrasi Kepramukaan, Yuk kita bahas satu persatu. 

  Administrasi satuan merupakan bagian dari sistem adminstrasi digugus depan yang diatur dengan PP Kwarnas no: 041 tahun 1995. Tujuan administrasi satuan yakni membekali para anggota pramuka sebagai upaya memberikan pendidikan dalam mengelolah administrasi. Kepemimpinan, tanggungjawab, dan kreatifitas manusia. Karena administrasi satuan mengandung tujuan pendidikan maka berikan kesempatan pada setiap kesatuan gugus depan untuk mengembangkan administrasi sesuai dengan tujuan administrasi satuan itu sendiri, tanpa meninggalkan pedoman/pokok-pokok ketentuan (subtansi) penyelenggarakan administrasi. 

A. Pengertian Progam Kerja Gugus Depan 

  Program kerja disebut juga dengan agenda kegiatan yang merupakan sebuah rencana untuk jangka waktu tertentu dan telah disepakati oleh seluruh pengurus organisasi. Gugus depan yaitu, suatu kesatuan organik dalam gerakan pramuka sebagi pesarta didik dan pembina pramuka, serta berfungsi sebagai pangkalan keanggotaan peserta didik. Jadi program kerja gugus depan adalah suatu rencana kegiatan yang berbasis pramuka yang telah disepakati oleh seluruh pengurus organisasi. 

1. Program kerja tahunan 

Merupakan rencana kegiatan yang menjadi dasar pelaksanaan kegiatan selama satu tahun. Prota ini di jabarkan menjadi 3 tahapan yang masing-masing berlaku selama 4 bulan (caturwulan) pelaksanaannya dapat dilakukan menurut skala prioritas, mana yang perlu di dahulukan sesui dengan kondisi peserta didik dan lingkungannya. 

2. Program kerja mingguan 

Memuat runtutan kegiatan yang akan di laksanakan pada waktu latihan rutin. contohnya: Program kegiatan mingguan Hari, tanggal:Tempat

B. Pembukuan 

   Adapun jenis buku administrasi dalam gugus depan yakni sebagai berikut: 

1. Buku pegangan pengurus 

  Berisi tentang semua hal yang perlu diketahui oleh pengurus dewan ambalan, khususnya yang menjadi pengurus harian (ketua, sekretaris, bendahara dan ketua bidang-bidang ). Termasuk di dalamnya, tata laksana/ AD-ART, job description atau pembagian tugas, time shecedule program kerja dan petunjuk pengolahan kesekretarian 

2. Buku induk anggota 

    Berisi data peribadi semua anggota seperti, curuculum vitae/ data diri, penilaian keaktifan berkala, pencapaian SKU (syarat kecakapan umum) dan SKG (syarat kecakapan pramuka garuda), dll. 

3. Buku catatan harian/ log book 

  Berisi catatan semua kejadian penting dalam ambalan. Lebih baik jika dilengkapi dengan dokumentasi kegiatan. Dari buku ini tercatat kronologis semua kegiatan baik kecil maupun besar yang telah dilaksanakan oleh ambalan. 

4. Buku risalah rapat/ pertemuan/ notula 

    Berisi data dan hasil setiap rapat yang diadakan baik oleh pengurus harian, rapat bidang atau rapat pleno yang di ikuti oleh seluruh anggota ambalan. Meskipun ada banyak bidang, sebaiknya buku risalah rapat tetap menjadi satu. 

5. Buku arsip surat masuk dan keluar serta buku ekspedisi 

   Untuk mencatat surat yang masukserta yang keluar. Buku elspedisi adalah catatan ketika ambalan menugaskan pengurusnya untuk mengirim surat keluar. 

6. Buku inventaris dan peminjaman barang 

   Inventarisasi sebaiknya dilakukan secara berkala minimal setiap bulan dn hasilnya di catat dalam buku ini. Peminjamna barang inventaris sebaiknya disediakan memo khusus yang harus disetujui oleh pihak yang berwenang misalnya, kerani atau staff kesekretariatan bagian invetaris. 

7. Buku catatan keuangan 

  Cataan keuangan yang dikelolah oleh juru uang (bendahara) dan setiap bulan dilaporkan secara terbuka dalam rapat pengurus harian. 

8. Buku tamu 

    Untuk mencatat setiap ada penggunjung bukan anggota ambalan/ racana yang memiliki keperluan tertentu. Misalnya memsukan surat edaran, meminjam alat, study banding atau keperluan lainnya. 

C. Surat menyurat keluar/masuk 

  Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pembritahuan, pernyataan permintaan dan lain-lain kepada pihak lain. Sedangkan Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tetulis maupun lisan yang timbul dari adanya catatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan/ kekurangan atau perubahan.  

Surat menyurat dibagi 2 yaitu surat keluar dan surat masuk: 

a. Surat keluar 

   Ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/ pihak lain yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui kepala sekretariat/sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti. 

b. Surat masuk 

  Ialah semua tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu.           Adapun cara penomoran surat (surat keluar/masuk) disusun sebagai berikut: 

 a) Nomor urut surat keluar 

 b) Kode kwartil 

 c) Kode bidang/ gugus depan 

        Contoh:234 /03.953-C 

        Nomor urut surat keluar: 234 

        Kode kwartil: 03.953 

        Kode bidang: C 

       Keterangan: surat tersebut dikeluarkan oleh kwartil cabang oleh kwartir cabang; pada point (b) 11 adalah kode nomor kwarda jateng dan 33 kode kwacab kot semarang. Apabila surat tersebut dikeluarkan oleh kuartir rating makapenulisan nomor surat menjadi: 113301 (01 adalah nomor kwartir rating gayamsari). 

  d) Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan. Susunan surat dibagi menjadi 3 bagian yaitu: 

1. Kepala surat yang terdiri dari: 

a. Nama organisasi/ kesatuan 

b. Tempat, tanggal, bulan dan tahun 

c. Nomor 

d. Klasifikasi 

e. Lampiran 

f. Prihal 

g. Alamat 

h. U.p (untuk perhatian) aoabila perlu 

2. Isi surat terdiri dari 

a. Pendahuluan 

b. Uraian/maksud 

c. Kalimat penutup 

3. Penutup surat, terdiri dari: 

a. Nama jabatan 

b. Tanda tangan 

c. Nama pejabat 

d. Cap/stempel 

e. tembusan 

D. Peralatan Latihan 

   Sedangkan untuk lebih lengkapnya. Peralatan satuan perlu dilengkapi dengan berbagai peralatan latihan. Seperti tertera dibawah ini : 

1. Tiang bendera dan perlengkapannya. 

2. Bendera merah putih, bendera kepanduan sedunia, bendera Gerakan Pramuka. 

3. Teks Pancasila, Pembukaan UUD 1945 dan Dasadarma. 

4. Buku renungan. 

5. Tenda dan perlengkapannya. 

6. Alat-alat masak. 

7. Kompas dan Peta-peta. 

8. Alat-alat berkebun. 

9. Alat-alat untuk membuat hasta karya. 

10. Alat-alat untuk melukis, kesenian dan olah raga 

11. Tongkat dan tali 

12. Alat P3K dan kesehatan 

13. Buku-buku bacaan bermutu 

14. Alat-alat peraga untuk latihan 

15. Dsb 

E. Perpustakaan Pramuka  

  Satuan Pramuka akan lebih baik jika dilengkapi pula oleh adanya Perpustakaan Pramuka. Buku-bukunya dapat diperoleh dari sumbangan peserta didik, keluarga, atau boleh sekolah. Pengelolaan dapat dilakukan bergantian. Marilah sejak saat ini kita bersama-sama membenahi segi administrasi di satuan-satuan. Sebab masalah administrasi sangatlah penting, terutama untuk aktfitas para anggotanya. Seperti misalnya Kartu Tanda Anggota (KTA) yang kadang-kadang setelah bertahun-tahun dilantik menjadi pramuka, tetapi anggota tersebut belum memiliki KTA.

  Oke cukup sekian ya postingan pada kali ini,Semoga bermanfaat dan bisa menambah ilmu pengetahuan pramuka untuk kakak dan teman-teman semuanya ya! Sampai ketemu lagi, Salam Pramuka!!!